Цифровая трансформация — HR-системы

Пока сотрудников десять, кадровый учёт держится на одном человеке и паре файлов. Проблемы начинаются на росте: штат переваливает за сотню, появляются филиалы, сменные графики и сезонный найм. В этот момент выясняется, что численность считается в одном файле, отпуска в другом, а данные для расчёта зарплаты собирают письмами по отделам.

Дороже всего обходится не бумажная работа, а решения, принятые без данных. Найм без воронки не показывает, где отваливаются кандидаты. Отсутствие матрицы компетенций мешает понять, кого можно вырастить на позицию, а кого придётся искать на рынке. Текучесть обсуждают на совещании по ощущениям, потому что цифры никто не собирает.

HR-система нужна не для того, чтобы заменить кадровика, а для того, чтобы один раз завести данные о человеке и дальше использовать их во всех процессах: при найме, адаптации, обучении, табельном учёте и расчёте зарплаты.

Контур строится вокруг карточки сотрудника. В неё попадают данные из оффера и заявления о приёме, к ней привязываются задачи адаптации, курсы, табель и кадровые документы. За счёт этого одна и та же информация не вводится заново на каждом этапе, а история работы человека в компании остаётся в одном месте.

Найм получает воронку: отклики собираются из всех источников, у каждого кандидата виден этап и ответственный, а интервью и обратная связь не теряются в переписке. Дальше включается онбординг: новичок видит план первых недель, наставник получает задачи, а руководитель отслеживает прогресс без дополнительных вопросов.

• карточка сотрудника как единый источник кадровых данных;
• воронка найма со всеми источниками откликов;
• матрица компетенций, курсы и аттестации;
• табельный учёт и обмен кадровыми данными с 1С:ЗУП.

Отдельно решаем вопрос с персоналом на удалёнке и в филиалах: доступы выдаются и отзываются по регламенту, заявки идут через личный кабинет, а уведомления приходят в почту или Telegram, а не теряются в общем чате.