Гид по требованиям и соответствию для отрасли «HR-системы»

Для кого: Руководителям и юристам, а также техническим специалистам, отвечающим за соответствие требованиям. · Формат: PDF, 24 страницы, матрица «требование — мера — доказательство»

Требования сгруппированы по областям: работа с персональными данными, отраслевая отчётность и реестры, фискальные и учётные правила, лицензионные условия. Для каждого требования указано, что оно означает на практике и в каких системах отражается.

Матрица в приложении связывает требование с конкретной мерой и доказательством: что настроить в системе, какой документ подготовить и чем подтвердить выполнение при проверке.

Основная причина замечаний — расхождение между написанным регламентом и фактическим состоянием систем. Если политика говорит о разграничении доступа, а в системе у всех администраторов полные права, несоответствие будет зафиксировано.

Поэтому гид начинается с технической части: права, журналирование, хранение и передача данных, резервное копирование. Документы готовятся по факту — так они не требуют переписывания после проверки.

Чаще всего встречаются: отсутствие инвентаризации персональных данных, доступ к продуктивной базе у всей команды разработки, хранение выгрузок на рабочих машинах, отсутствие журнала доступа к чувствительным данным, непроверенные резервные копии.

Все эти пункты закрываются в рамках обычной инженерной работы, но требуют решения на уровне процессов, а не только настроек.

Материал адаптирован под отрасль «HR-системы»: ниже — задачи, которые мы учитываем и на которые опираемся при разборе.

• Данные о людях разбросаны по таблицам — Штатка в Excel, договоры в папке, заявления в почте. На простой вопрос о численности, текучести или остатке отпуска ответ ищут полдня.
• Найм идёт без воронки — Отклики теряются между сайтом, почтой и агрегаторами вакансий, а понять, на каком этапе отваливаются кандидаты, невозможно.
• Адаптация держится на руководителе — Новичок узнаёт о задачах, доступах и регламентах по ходу дела, а наставник каждый раз тратит время на одно и то же.
• Обучение не связано с компетенциями — Курсы проходят для галочки: непонятно, какие навыки нужны на позиции и кто из сотрудников готов к ней прямо сейчас.
• Кадровые заявки согласуют в мессенджерах — Отпуск, отгул или справка превращаются в переписку, а кадровик вручную сводит график отпусков и остатки дней по каждому отделу.