WebTechRetail — CRM и ERP агентства
Внутренняя система: клиенты с реквизитами, воронка сделок, проекты, задачи и тикеты, КП из шаблонов, счета, УПД и акты, дашборды.
- Клиент
- WebTechRetail
- Срок
- 9 месяцев
- Команда
- 5 специалистов
- Стек
- Laravel · Livewire · MySQL
- −46%
- время обработки обращения
- −71%
- время на подготовку КП
- 92%
- документов из шаблона
- 8
- подсистем в одном контуре
Скриншоты проекта
Как считаются загрузка и деньги
Руководителю нужны не статусы, а ответы на два вопроса: кто перегружен и сколько заработал каждый проект. Оба ответа собираются из данных, которые и так вводятся в систему.
-
01
Учёт времени по задачам
Сотрудник списывает часы в задаче, а оценка хранится рядом. Расхождение видно по проекту, этапу и специалисту.
-
02
План и факт по проекту
Система складывает оценку, фактические часы и стоимость услуг, показывая себестоимость и отклонение от бюджета этапа.
-
03
Этапы, акты и оплата
Закрытый этап формирует акт, оплата подтягивается из выписки, а незакрытые позиции попадают в список дебиторской задолженности.
-
04
Дашборд руководителя
На одном экране загрузка команды, выручка по проектам, дебиторка и маржа. Отчёт обновляется при изменении данных, а не раз в месяц.
О проекте
Свели клиентов, сделки, проекты и документы в один учётный контур с ролями и правами. Коммерческое предложение собирается из шаблонов и услуг, а счёт, УПД и акт формируются из карточки клиента, поэтому ручной перенос данных и ошибки в реквизитах ушли.
Задача
Агентство вело несколько десятков проектов одновременно, а учёт держался на таблицах, почте и памяти менеджеров. Чем больше становилось клиентов, тем дороже обходилась каждая ручная операция.
Данные жили в таблицах и почте
Карточки клиентов, реквизиты, договоры и переписка хранились в разных файлах у разных сотрудников. Чтобы собрать историю отношений, менеджер поднимал почту за год и уточнял детали у коллег.
КП собирали в редакторе
Состав работ и цены копировали из прошлых предложений, поэтому версии расходились, а суммы и ставка налога пересчитывались вручную. Ошибку находили уже после отправки заказчику.
Документы оформляли отдельно
Счет, УПД и акт печатали в сторонней программе и переносили реквизиты копированием. Закрывающие документы уходили с задержкой, а сверка расчётов занимала неделю в конце квартала.
Руководитель не видел загрузку и деньги
Статусы проектов и факт оплаты собирали опросом в чате. Просрочки по этапам, переработки и кассовый разрыв обнаруживались поздно, когда повлиять на них было уже нельзя.
Решение
Клиент, сделка, проект и документ стали звеньями одной цепочки: данные вводятся один раз в карточку, а дальше система сама собирает предложение, печатные формы, реестры и отчёты.
Клиенты и контрагенты
Карточка организации и контактных лиц с реквизитами, банковскими счетами и адресами, к которой привязаны сделки, проекты и документы.
- Реквизиты, ИНН и КПП с проверкой по контрольной сумме
- Банковские счета и адреса для печатных форм
- История обращений, сделок и отгрузок
- Поиск дублей при заведении нового контрагента
Сделки и воронка
Обращения движутся по этапам от первого контакта до договора, с ответственным, сроком и причиной отказа.
- Этапы воронки с обязательными полями
- Источники обращений и стоимость привлечения
- Задачи и напоминания по сделке
- Прогноз выручки и конверсия по этапам
Проекты, задачи и тикеты
Работа команды разложена на эпики, задачи и обращения клиентов с оценкой, фактическими часами и приоритетом.
- Канбан проекта с колонками по этапам
- Оценка и фактические часы по каждой задаче
- Тикеты поддержки с приоритетом и сроком реакции
- Связь выполненных задач с актом и этапом проекта
Коммерческие предложения
КП собирается из услуг и работ по шаблонам разделов, с версиями, скидками и корректным налогом.
- Библиотека услуг, работ и пакетов
- Шаблоны разделов и типовых формулировок
- Версии предложения и история правок
- Печатная форма и ссылка на согласование
Документы, реестры и закупки
Печатные формы формируются из карточки клиента и проекта, а реестры показывают, что отгружено, оплачено и закрыто.
- Счет, УПД и акт с предзаполнением данных
- Нумерация документов и реестр по периодам
- Внутренние заказы поставщикам и прайс-листы
- Акт сверки и контроль дебиторской задолженности
Роли, права и интеграции
Доступ разграничен по должностям и разделам, а обмен с внешними сервисами убирает повторный ввод данных.
- Роли по должностям и права по разделам и суммам
- Журнал действий сотрудников по объектам
- Почта и телефония: переписка и звонки в карточке
- Обмен с банком, Telegram и учётным контуром
Результаты
Показатели внутреннего контура через полгода после запуска.
- −46%
- Время обработки обращения
- от первого контакта до отправки КП
- −71%
- Время на подготовку КП
- сборка из услуг и шаблонов вместо ручного файла
- 92%
- Документов формируется автоматически
- счет, УПД и акты из данных клиента
- −64%
- Ошибки в реквизитах и суммах
- предзаполнение и проверка ИНН
- 4 ч
- Экономия времени менеджера в неделю
- рутинные операции вместо ручного ввода
- 99,2%
- Сделок с заполненным источником
- обязательные поля воронки
Как шла работа
-
01 4 недели
Аудит процессов
Разобрали путь обращения, роли сотрудников и узкие места в документообороте.
-
02 5 недель
Модель данных и права
Спроектировали справочники, связи сущностей и матрицу доступа.
-
03 12 недель
Разработка ядра
Клиенты, сделки, проекты, задачи, КП, документы и отчёты.
-
04 6 недель
Интеграции и перенос данных
Подключили почту, телефонию, банк и Telegram, перенесли клиентов и договоры.
-
05 далее
Запуск и развитие
Обучили команду, включили дашборды и дорабатываем разделы по обратной связи.
Стек и роли технологий
Backend
- Laravel
- ядро системы, права, очереди заданий
- MySQL
- клиенты, сделки, проекты и документы
- Redis
- кэш справочников и фоновые задачи
- PHPUnit
- регрессия на расчётах и документах
Frontend
- Livewire 3
- формы, таблицы и канбан без перезагрузки
- Blade
- шаблоны печатных форм
- Tailwind CSS
- единый интерфейс разделов
- Alpine.js
- быстрые действия в списках
Интеграции
- REST API
- обмен с сайтом и внешними сервисами
- IMAP и SMTP
- переписка в карточке клиента
- Telegram Bot
- уведомления и быстрые согласования
- Банк-клиент
- поступления и выписка по счетам
Технические показатели
- 0,3 с
- отклик карточки сделки
- 1,2 с
- реестр на 5 000 документов
- 99,9%
- доступность системы
- 4 800
- запросов в минуту в пике
Что передали клиенту
- Исходный код системы и админ-панели
- Модель данных, справочники услуг и работ
- Шаблоны КП, счетов, актов и договоров
- Регламент документооборота и нумерации
- Матрица ролей и прав сотрудников
- Инструкции для менеджеров и руководителя
Заказчик подтверждает: данные о клиенте, сделке и проекте больше не собираются по частям, а документы перестали быть отдельной работой. Руководитель видит загрузку команды и деньги без опроса сотрудников.
Похожие проекты
DoorsMegaMarket — CRM и ERP для сети дверей
Единая учётная система ритейлера: сделки, заказы, склад по 9 точкам, замеры и монтаж, закупки, документы, финансы и мобильные приложения.
Смотреть кейс CRM и ERP-системаDverkovich — CRM и ERP для производителя с дилерской сетью
CRM и ERP производителя дверей: заказы салонов, передача в цех со спецификацией, планирование производства, себестоимость и взаиморасчёты с дилерами.
Смотреть кейс CRM и ERP-системаDvericlass — CRM и ERP для магазинов и монтажного направления
Единая учётная система: заказы двух магазинов и заявки на монтаж в одной воронке, склад с резервами, наряды бригад и документы.
Смотреть кейсНужен похожий проект?
Разберём вашу задачу, предложим архитектуру и оценим сроки — с опорой на опыт этого кейса.