Счета собираются вручную
Данные для счёта берутся из CRM, таблицы и почты, потом переносятся в учётную систему. Ошибка в одной цифре означает переделку документа и разговор с клиентом.
Решение: биллинг и финансы
Счета, платежи и закрытие периода — без ручной сверки
Собираем контур от тарифа до отчётности: начисления по вашим правилам, автоматическое выставление счетов и закрывающих документов, приём платежей, сверка с банком и эквайрингом, работа с дебиторкой. Ручным остаётся только список исключений.
- Начисления по вашим тарифам, а не по шаблону сервиса
- Сверка платежей автоматически: расхождения — в отдельный список
- Счета, акты и закрывающие документы формируются из данных
- Интеграции: банк, эквайринг, 1С, ЭДО, CRM и личный кабинет
Что вы получите на первой встрече
- Разбор цепочки «договор → начисление → счёт → оплата → отчётность»
- Список операций, которые можно убрать полностью
- Оценка объёма интеграций и вилка бюджета
Ответим в течение рабочего часа. Для оценки достаточно рассказать, как выставляются счета и как сверяются платежи сейчас.
- 2 недели
- Диагностика процессов
- 5 шагов
- Контур под ключ
- 1 источник
- Правды по деньгам
- 4 отчёта
- Собираются автоматически
разбор начислений, счетов, платежей и отчётности
начисление → счёт → оплата → сверка → отчётность
вместо Excel, банк-клиента и переписки
поступления, дебиторка, расхождения, закрытие периода
Ориентиры для планирования, а не обещание результата: эффект зависит от объёма ручных операций и числа интеграций, фактические цифры считаем после диагностики.
Знакомые симптомы: деньги есть, а картины нет
Пока объём небольшой, Excel и банк-клиент справляются. Проблемы начинаются там, где появляются тарифы, частичные оплаты, возвраты и несколько юрлиц.
Сверка платежей съедает дни
Выписка из банка, реестр эквайринга и список счетов сопоставляются вручную построчно. Один платёж без назначения — и полдня уходит на выяснение, кто и за что заплатил.
Тарифы и подписки считаются в таблице
Изменения тарифа, скидки, перерасчёты за неполный период и приостановки живут в отдельном файле. Никто не может поручиться, что начислено ровно то, что должно быть.
Расхождения всплывают при закрытии периода
Ошибка в начислении обнаруживается через месяц, когда документы уже отправлены, а отчётность собрана. Исправлять дороже, чем не допускать.
Дебиторка растёт незаметно
Напоминания отправляются вручную и только тем, о ком вспомнили. Просроченные счета копятся, а решение о приостановке услуги принимается интуитивно.
Отчёт для руководства собирается неделю
Поступления, задолженность и маржа по направлениям собираются из нескольких файлов с разными периодами. К моменту готовности отчёт описывает уже прошлое.
Самая дорогая часть этих симптомов — не время бухгалтерии, а решения, принятые по неточным данным: скидка, обещанная клиенту по ошибке в начислении, или отгрузка контрагенту с просроченной задолженностью. Именно поэтому контур начинается с правил начислений, а не с шаблона счёта.
Контур целиком: от договора до отчётности
Каждый шаг связан с предыдущим, поэтому документы и суммы не расходятся между системами. Ниже — что происходит на каждом участке и с чем он интегрируется.
-
01
Договоры и тарифы
основа контура
Условия договора, тарифы, скидки, периоды и правила перерасчёта хранятся как данные, а не как договорённость в переписке. Из них считаются начисления.
Результат этапа: Каталог тарифов и правила начислений
-
02
Начисления
автоматически
Начисления формируются по расписанию: подписки, разовые услуги, объёмы потребления, перерасчёты. Каждая сумма объяснима — видно, из чего она собрана.
Результат этапа: Реестр начислений с расшифровкой
-
03
Счёт и документы
автоматически
Счёт, акт и закрывающие формируются из начислений и уходят клиенту в личный кабинет, на почту или через ЭДО. Нумерация и статусы документов контролируются.
Результат этапа: Документы без ручной сборки
-
04
Приём платежей
онлайн и по реестрам
Платежи приходят через эквайринг, банковские выписки и платёжные поручения. Частичные оплаты и переплаты разбираются автоматически по правилам сопоставления.
Результат этапа: Оплаты привязаны к счетам
-
05
Сверка и отчётность
ежедневно
Система сверяет поступления с начислениями, выносит расхождения в список исключений, считает дебиторку и формирует отчёты для руководства и бухгалтерии.
Результат этапа: Закрытие периода и понятная дебиторка
С чем интегрируем
- Банк (выписки и платёжные поручения)
- Эквайринг и платёжные шлюзы
- 1С: Бухгалтерия и Управление торговлей
- ЭДО: Диадок, СБИС
- CRM: сделки, договоры, клиенты
- Личный кабинет клиента
- Онлайн-касса и фискализация (54-ФЗ)
- Телефония и почта для напоминаний
- BI и выгрузки для аналитики
Если часть процессов уже закрыта сервисом — например, ЭДО или эквайрингом — мы не заменяем его, а связываем с контуром. Замена оправдана только тогда, когда текущий инструмент не отдаёт данные.
Посчитайте, сколько ручной работы забирает биллинг
Оценка порядка величин: сколько часов в месяц уходит на выставление счетов и сверку платежей и что останется, если эти операции автоматизировать.
20 шт.
5000 шт.
3 мин
90 мин
400 ₽
5000 ₽
40 %
95 %
Расчёт выполняется в браузере и никуда не отправляется. Мы не сохраняем введённые значения.
Результат расчёта
- Часов в месяц на биллинг сейчас
- 180 ч
- Освобождается часов в месяц
- 126 ч
- Экономия в месяц
- 151 200 ₽
- Экономия в год
- 1 814 400 ₽
- Окупаемость внедрения (ориентир 650 000 ₽)
- 4,3 мес
Из чего складывается расчёт
- Минуты на счёт включают подготовку данных, выставление, отправку и разбор расхождений при оплате.
- Доля автоматизации — это допущение, которое вы задаёте сами: 70% означает, что ручными остаются сложные и спорные случаи.
- Окупаемость считается от ориентира стоимости внедрения в 650 000 ₽ — цифра ниже в блоке пакетов, точная смета появляется после диагностики.
- Расчёт не учитывает стоимость интеграций, эквайринга и доработок отчётности: это оценка порядка величин, а не смета и не оферта.
- Экономия часов не равна сокращению штата: обычно высвобожденное время уходит на контроль, работу с должниками и анализ, а не на увольнения.
Как выглядит контур в работе
Пример экрана: счета и их статусы, поступления по неделям, дебиторка и список исключений для ручного разбора. Данные условные — макет показывает структуру отчётов.
Биллинг и финансовый контур
Пример интерфейса (данные условные)
- Сверка 94% автоматически
- Период закрыт 3-го числа
- Расхождений 11 счетов
- Просрочено 4,2 млн ₽
- Дебиторка
- 12,8 млн ₽
- в том числе 4,2 млн ₽ просрочено
- Средний срок оплаты
- 17 дней
- по договорам с отсрочкой 14 дней
- Счетов в месяц
- 612
- из них 94% выставлены автоматически
- Исключений для разбора
- 11
- частичные оплаты и несовпадение назначения
Поступления по неделям
план против факта, тыс. ₽
Факт
План
Исключения для ручного разбора
- Платёж без назначения: 128 400 ₽ — не сопоставлен с двумя счетами
- Частичная оплата счёта СЧ-2482: остаток 46 500 ₽
- Переплата по договору №3114: 12 000 ₽, требуется решение о зачёте
| Счёт | Клиент | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| СЧ-2481 | ООО «Север» | 184 000 ₽ | Оплачен |
| СЧ-2482 | АО «Контур» | 96 500 ₽ | Частично |
| СЧ-2483 | ИП Сафонов | 32 000 ₽ | Ожидает |
| СЧ-2476 | ООО «Логистик Плюс» | 412 000 ₽ | Просрочен 12 дней |
Цель контура — не «ноль ручной работы», а короткий список исключений: несколько позиций в день вместо вычитки всей выписки. Всё остальное система сопоставляет сама и хранит историю решений.
Что входит в автоматизацию
Состав работ фиксируется в договоре. Ниже базовый набор: из него собирается первая очередь под ваш биллинг, остальное уходит в план развития.
01
Диагностика процессов и данных
Разбираем цепочку от договора до отчётности: где рождаются суммы, кто их проверяет, где возникают расхождения и сколько времени уходит на каждый шаг.
- Карта процесса и ролей
- Перечень ручных операций
- Список источников данных
- Оценка объёма и рисков
02
Тарифы, договоры и правила начислений
Модель тарифов и правила перерасчёта описываются формально: за что начисляем, как считаем неполный период, как обрабатываем скидки, приостановки и возвраты.
- Каталог тарифов и опций
- Правила перерасчёта
- Скидки и индивидуальные условия
- История изменений условий
03
Начисления и документы
Начисления считаются по расписанию, счета и закрывающие документы формируются из данных: нумерация, статусы, повторное выставление, отправка клиенту.
- Начисления по расписанию
- Счета, акты, закрывающие
- Нумерация и статусы
- Доставка через ЭДО и личный кабинет
04
Приём платежей и сверка
Платёж сопоставляется со счётом по правилам: сумма, назначение, ИНН, номер договора. Неоднозначные случаи попадают в список исключений с подсказкой, что именно не совпало.
- Эквайринг и платёжные шлюзы
- Загрузка банковских выписок
- Частичные оплаты и переплаты
- Список исключений с причиной
05
Дебиторка и напоминания
Возраст задолженности считается автоматически, напоминания уходят по расписанию, а решение о приостановке услуги принимается по вашим правилам, а не по памяти.
- Реестр просроченной задолженности
- Напоминания по расписанию
- Правила приостановки
- История коммуникаций
06
Отчётность и закрытие периода
Поступления, задолженность, расхождения и маржа по направлениям считаются автоматически. Период закрывается с чек-листом, а не с ночным авралом.
- Отчёт по поступлениям
- Анализ дебиторки по срокам
- Отчёт по расхождениям
- Чек-лист закрытия периода
Что измеряем, а не «стало удобнее»
Эти показатели считаются из данных контура без ручных сводок. Они же служат критерием приёмки: до и после видно на одной шкале.
- Срок закрытия периода
- Как считаем: Дни от конца расчётного периода до готовой отчётности.
- Показывает, сколько ручной работы осталось в процессе.
- Доля автоматических сверок
- Как считаем: Платежи, сопоставленные системой без участия человека.
- Главный показатель зрелости контура.
- Исключения в день
- Как считаем: Число позиций, требующих решения человека.
- Заменяет оценку «много ручной работы» точной цифрой.
- Просроченная дебиторка
- Как считаем: Сумма и доля задолженности сверх договорного срока.
- Показывает, работает ли работа с напоминаниями.
- Точность начислений
- Как считаем: Доля начислений, прошедших без корректировок после выставления.
- Ошибка в счёте дороже любой автоматизации.
- Стоимость обработки счёта
- Как считаем: Часы на биллинг, умноженные на стоимость часа, делённые на число счетов.
- Переводит разговор в деньги, а не в удобство.
Метрики не используются для оценки бухгалтерии: расхождения чаще всего приходят извне — из банка, эквайринга и качества данных в договорах. Задача контура — сокращать объём разбора, а не искать виноватого.
Чем это отличается от таблиц и готового сервиса
Сравниваем подходы, а не продукты: важно, что происходит с вашими тарифами, документами и закрытием периода.
| Критерий | Excel и банк-клиент | Готовый сервис | WebTechRetail |
|---|---|---|---|
| Начисления по вашим тарифам и правилам | Частично, с доработками | Нет | Да |
| Автоматическая сверка платежей | Нет | Частично, с доработками | Да |
| Счета и закрывающие из данных | Нет | Да | Да |
| Частичные оплаты, переплаты, возвраты | Нет | Частично, с доработками | Да |
| Интеграция с 1С и вашим учётом | Нет | Частично, с доработками | Да |
| Отчётность под вашу управленческую логику | Частично, с доработками | Нет | Да |
| Данные и код остаются у вас | Да | Нет | Да |
Готовый сервис часто дешевле на старте и разумен, если тарифы простые, а объём небольшой. Разработка оправдана, когда правила начислений индивидуальны или когда нужны данные внутри вашего контура.
Пакеты и ориентиры бюджета
Точную смету называем после диагностики. Ниже ориентиры, чтобы можно было планировать бюджет и защищать его внутри компании.
Диагностика
от 120 000 ₽
- Формат:
- Разово, 2 недели
- Результат:
- Результат — план и смета
Разбор цепочки начислений и платежей, перечень ручных операций, требования к интеграциям, границы первой очереди с оценкой.
- Карта процесса и ролей
- Инвентаризация источников данных
- Список ручных операций
- Требования к интеграциям
- Границы первой очереди
- Смета и сроки
Внедрение
от 650 000 ₽
- Формат:
- Проект, 10–16 недель
- Результат:
- Контур под ключ
Начисления, счета и документы, приём платежей, автоматическая сверка, дебиторка и отчётность, интеграции первой очереди.
- Тарифы и правила начислений
- Начисления и документы
- Приём платежей и сверка
- Список исключений
- Дебиторка и напоминания
- Интеграция с банком и 1С
Поддержка
от 120 000 ₽/мес
- Формат:
- Подписка, ежемесячно
- Результат:
- Развитие контура
Сопровождение после внедрения: новые тарифы и отчёты, изменения в правилах, интеграции, разбор инцидентов и обучение сотрудников.
- Выделенные часы команды
- Новые тарифы и отчёты
- Изменения в правилах начислений
- Новые интеграции
- Разбор инцидентов
- Обучение новых сотрудников
Цифры — ориентиры для планирования бюджета, а не публичная оферта: стоимость зависит от числа тарифов, интеграций, юрлиц и объёма переноса исторических данных.
Что мы гарантируем
Фиксированная цена диагностики
Стоимость разбора процессов не зависит от того, продолжим мы работу или нет.
Смета не растёт молча
Изменение объёма оформляется отдельно: причина, срок, цена. Решение принимаете вы.
Данные остаются в вашем контуре
Финансовые данные не выгружаются на нашу сторону: система работает там, где нужно вам, доступы выдаются персонально.
Сверка объяснима
По каждому автоматическому сопоставлению видно, по какому правилу оно сделано. Спорные случаи не «додумываются» молча, а попадают в исключения.
Частые вопросы
Отвечаем на то, что спрашивают до начала работ: про деньги, сроки, доступы и данные.
Обычно мы не заменяем 1С, а закрываем то, чего в ней нет: правила начислений, автоматическое выставление и доставку документов, сверку платежей, работу с дебиторкой и управленческую отчётность. Данные синхронизируются с 1С в обе стороны: начисления и документы уходят в учёт, статусы оплат возвращаются в контур. Полная замена учётной системы — отдельный проект, и мы честно скажем, если он не нужен.
Ориентиры: диагностика процессов — от 120 000 ₽ разово; внедрение контура под ключ — от 650 000 ₽; поддержка и развитие — от 120 000 ₽ в месяц. Стоимость зависит от числа тарифов и юрлиц, количества интеграций (банк, эквайринг, 1С, ЭДО) и объёма переноса исторических данных. Точную смету даём после диагностики, а не до неё.
Сверка работает по явным правилам сопоставления: сумма, назначение платежа, ИНН, номер договора и счёта. Каждое автоматическое сопоставление объяснимо — видно, по какому правилу платёж привязан к счёту, и это можно проверить. Если признаков недостаточно или они противоречат друг другу, платёж не «додумывается», а попадает в список исключений с указанием, что именно не совпало. Ответственность за решение по спорным суммам остаётся за человеком.
Переносим то, что действительно нужно для работы: открытые счета, задолженность, действующие договоры и тарифы. Полную историю операций переносим реже — часто дешевле оставить её в текущей системе и дать ссылку. Решение принимается на диагностике: мы считаем стоимость переноса и сравниваем с тем, как часто вы возвращаетесь к старым данным.
Выставление счетов и документов автоматически — обычная практика, требований, запрещающих это, нет. Важнее другое: документы должны соответствовать вашим договорам и требованиям бухгалтерского и налогового учёта, а фискализация платежей — требованиям 54-ФЗ, если вы принимаете оплату от физических лиц. Мы реализуем техническую часть и передаём данные в учётную систему, но юридические формулировки в договорах и заключения по налогам остаются за вашими юристами и бухгалтерией.
Да. Часто первая очередь — это только начисления и автоматическое выставление счетов с отправкой клиенту, без сверки платежей. Такой объём быстрее внедряется и сразу снимает самую трудоёмкую часть. Сверка, дебиторка и отчётность добавляются вторым этапом, когда документы уже формируются из данных и есть на чём строить сопоставление.
Не нашли свой вопрос? Задайте его в заявке — ответим вместе с расчётом.
Покажем, какие операции можно убрать уже в первой очереди
Начнём с диагностики: разберём, как сегодня формируются начисления и как сверяются платежи, и покажем, что автоматизируется без изменения ваших тарифов. Диагностика самодостаточна — её результат останется у вас.
- Ответим в течение рабочего часа
- Посчитаем объём ручных операций по вашим данным
- Предложим границы первой очереди и вилку бюджета
Позвонить
+7 (962) 368-39-51